稽核作業系統
稽核的價值不在寫報告，在於缺失真的被改善
某金融機構的稽核團隊每年執行數百件查核案件，同時涉及多個事業單位並行受查。稽核本身不難，難的是後面那一段：缺失開出來之後，受查單位有沒有回覆？改善方案合不合格？覆查有沒有確認落實？
這些跨單位、跨階段的來回，過去散落在 Email、紙本公文和共用資料夾裡。結果是：報告寫完了，但缺失有沒有被改善，沒人說得清。
挑戰：查出問題容易，追到改善很難
- 缺失追不動：稽核意見開出後，受查單位的回覆期限、改善進度全靠人工追蹤，逾期了也不一定有人知道
- 跨單位協作靠 Email：稽核端與受查端的來回（查核意見 → 單位回覆 → 覆查確認）散落在不同管道，版本混亂、責任模糊
- 資訊隔離靠人工：多個事業單位同時受查時，各單位不應看到彼此的稽核結果，但在共用系統或檔案中很難做到真正的隔離
- 查核基準每次重來：每次稽核都要重新整理查核項目，缺乏可持續演進的標準庫
解法：查核 → 回覆 → 覆查，三階段閉環
稽查意見追蹤｜開出的缺失，每一條都有人負責、有期限、有結果
這是系統的核心。每一筆稽查意見從開立的那一刻起，就進入結構化的追蹤流程：受查單位必須在系統內回覆改善方案與時程，稽核端覆查確認後才能結案。缺失不會消失在 Email 裡，也不會因為換人就斷線。
到期未回覆、覆查未通過的案件會自動標示，讓管理層隨時掌握哪些缺失還在開放狀態。
上圖為系統介面示意，實際畫面依客戶需求客製，基於保密協議恕不公開。
多單位資訊隔離｜並行受查，互不可見
多個事業單位同時受查時，系統在架構層級實現資訊隔離——每個受查單位只能看到自己的稽核案件與缺失，無法存取其他單位的資料。這不是靠人工管控權限，而是系統設計層級的治理能力。
上圖為系統介面示意，實際畫面依客戶需求客製，基於保密協議恕不公開。
查核基準標準庫｜不再每次從零開始
將查核項目以「作業類別 → 風險項目 → 查核報告書」的層級結構管理，支援版本控管與簽核定版。每次新案件可直接引用已定版的查核基準，讓稽核品質不因人員異動而波動。
稽核端與受查端｜在同一條流程裡協作
上圖為系統介面示意，實際畫面依客戶需求客製，基於保密協議恕不公開。
稽核人員與受查單位在同一套系統內完成所有互動：開立意見、回覆改善、送審核可、覆查結案。每一步都有權限控制與簽核軌跡，責任歸屬一目瞭然。結案後系統自動鎖定編輯權限，杜絕事後異動。
導入後的改變
| 導入前 | 導入後 |
|---|---|
| 缺失改善進度靠人工 Excel 追蹤，逾期常被遺漏 | 每條缺失自動追蹤期限與狀態，逾期即時標示 |
| 稽核端與受查端透過 Email 來回，版本混亂 | 雙方在同一流程內協作，每一步可追溯 |
| 多單位並行受查時，資訊隔離靠人工管控 | 系統架構層級隔離，受查單位互不可見 |
| 每次稽核重新整理查核表格 | 查核基準標準庫持續演進，新案件直接引用 |
適合什麼樣的組織？
這套系統解決的核心問題是：如何確保每一個被查出的問題，都能被追蹤到真正改善為止。
如果你的組織也面臨類似挑戰——無論是內部稽核、合規檢查、品質管理稽核，或任何需要「發現問題 → 要求改善 → 確認落實」閉環管理的場景——歡迎與我們聯繫。